BÂTIR UNE PROCÉDURE DE RECOUVREMENT
La procédure de recouvrement est un guide qui permet de maintenir le cap et de rester efficace en gardant le rythme des relances. Elle est révisable et s’adapte à l’évolution de l’entreprise, aux contraintes externes, ainsi qu’aux besoins en financement.
UNE PROCÉDURE EFFICACE
Pour bâtir une procédure efficace il est important de définir les rôles respectifs du crédit et des commerciaux. C’est uniquement grâce à un travail d’équipe et à une volonté commune de réduire les délais de paiement que le recouvrement sera performant.
Nous préconisons la mise en place de pré-relance (J-15) selon la typologie de vos clients pour vous permettre de :
- Sécuriser le paiement à échéance,
- Élaborer une prévision de trésorerie,
- Identifier en amont les litiges
- Réduire l exposition du risque
Quand la facture est échue, il est indispensable d’intervenir le jour même pour poser le décors d’une société rigoureuse et réactive.
Comme tout retard de paiement n’est pas nécessairement de mauvaise volonté, il est préférable pour un entrepreneur de laisser le bénéfice du doute au client et de rester bienveillant lors de son 1 er appel.
Si le payeur fait clairement signe de mauvaise volonté et que le paiement semble bien compromis, le créancier (ou l’entreprise qui a prêté le service ou vendu le bien) pourra se tourner vers une aide externe (consultants, juristes, huissiers etc …)
MODÈLE DE PROCÉDURE
- J+1 vous contactez par téléphone votre client pour créer le contact et écarter la possibilité d’un litige
- J+2 vous envoyez un courrier pour factualiser la situation
- j+15 vous recommencez (appel, courrier et mail)
- j+30 vous envoyez une mise en demeure en réclamant les pénalités de retard.
Pour relancer correctement les clients, dosez judicieusement l’utilisation des divers outils de communication (mails, téléphones et courriers).
Chaque action doit être notée et codifiée pour permettre un suivi commun.
LE TIMING
La procédure de recouvrement impose d’amplifier les actions en respectant un timing rigoureux de relances (relance avant échéance, rappel d’échéance, avis d’impayé, dernière relance avant contentieux…).
Pour rester cohérent, le créancier devra à la fin de cette procédure amiable, mettre le dossier au contentieux et changer d’interlocuteur.
Toute l’équipe AFC reste à votre disposition.
Sandrine Gourvès
Prenez soin de vous